Format

จะเป็นการกำหนดแบบในการดูข้อมูลหรือแสดงข้อมูล ไม่เกี่ยวกับการเก็บข้อมูล ในการแสดงผล จะมีการแสดงข้อมูลในตารางข้อมูลของ Table และคิวรี่ และกำหนดค่าควบคุมในการสร้างฟอร์มหรือรายงานที่สร้างขึ้นมาใหม่ ส่วนฟอร์มและรายงานที่สร้างมาก่อนจะไม่มีผลกระทบ Format เป็นเพียงการอำนวยความสะดวก และความสวยงามในการอ่านข้อมูลเท่านั้น

รูปแบบแสดงข้อมูลแบบสากล (International Data Format)

Access จะแสดงค่าซึ่งเป็นค่าที่กำหนดจาก Control Panel ของ Windows ในส่วนการกำหนดค่า international setting สำหรับ Number และ Date/Time ตามรายการต่อไปนี้

ถ้าคำที่แสดงออกมาไม่ตรงกับแบบที่ใช้โดยทั่วไป ให้ไปตรวจค่าที่ตั้งไว้ในส่วน International section ใน Control Panel

รูปแบบการแสดงข้อมูลประเภทตัวเลขและทศนิยม

ถ้าไม่มีกำหนดรูปแบบ (Format) หรือกำหนดเป็น General number เมื่อมีการแสดง จะแสดงโดยไม่มี เครื่องหมายจุลภาค ถ้าต้องการเครื่องหมายจุลภาคให้เลือกแบบ Standard หรือ Currency

ตารางข้างล่างจะแสดงแบบของฟิลด์

ในส่วนของทศนิยม (Decimal place) จะกำหนดล่วงหน้าเป็น auto จะแสดงค่าทศนิยมตามแบบข้อมูล ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงการแสดงจำนวนทศนิยมตามความต้องการได้

รูปแบบการแสดงข้อมูลประเภท Date/Time

ตารางต่อไปนี้จะแสดงแบบที่มีให้สำหรับฟิลด์ที่ประเภทข้อมูลเป็น Date/Timenb

รูปแบบการแสดงข้อมูลแบบ Yes/No

โดยการกำหนดค่าของ Access จะแสดงเป็น Yes หรือ No สำหรับข้อมูลประเภท Yes/No ซึ่งสามารถใช้แบบ True/False หรือ On/Off ถ้าไม่มีค่ากำหนด Access จะแสดงค่า -1 สำหรับ Yes และ 0 สำหรับ No การกำหนดรูปแบบเอง ให้ดูจาก help