การวางแบบโครงสร้าง คือ การวิเคราะห์ระบบ แล้วจัดวางระบบสารสนเทศ
การสร้างอ๊อบเจค ให้เลือกฟอร์มที่ใช้ในการเก็บข้อมูลที่มากที่สุด แล้วเริ่มสร้างคิวรี่ ฟอร์ม ให้เรียบร้อย แล้วสร้างส่วนสนับสนุน เช่น มาโคร Event Procedure ต่างๆ
กำหนดการเริ่มโปรแกรม ใช้เมนูคำสั่ง Startup เพื่อกำหนดฟอร์มที่จะเปิด กำหนดแถบเครื่องมือรวมถึงการเจาะจงสภาพแวดล้อมต่างๆ ของโปรแกรม

การวางแบบโครงสร้าง

การวางแบบโครงสร้างเป็นขั้นแรกในการสร้างโปรแกรมต้องมีการเตรียมก่อนงานอื่นๆ

ขั้นที่ 1 กำหนดจุดมุ่งหมายและขอบเขต ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนพื้นฐานที่สำคัญที่ทำให้การพัฒนาโปรแกรม สอดคล้องกับการใช้งาน ครอบคลุมสารสนเทศ และมีขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง เช่น การกำหนดจุดมุ่งหมายของโปรแกรมเพื่อการเก็บข้อมูล (ใบสั่งซื้อ) และการค้นหา (สินค้าคงคลัง) ซึ่งสามารถเขียนเป็นผังการไหลของข้อมูล และ ขั้นตอนการทำงาน

ขั้นที่ 2 การวางแบบ Table และความสัมพันธ์ ให้ทำการวิเคราะห์ข้อมูล และจัดแบ่ง Table ที่ใช้เก็บข้อมูล ต่างๆ เนื่องจาก Table เป็นโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญของโปรแกรมฐานข้อมูล ถ้าโครงสร้าง Table ไม่ดีจะทำให้การ สนับสนุนการประมวลผลไม่ดีไปด้วย เช่น ทำให้ออกแบบฟอร์มซับซ้อน การทำงานและการประมวลผลล่าช้า

การสร้างอ๊อบเจค

เมื่อได้กำหนดจุดมุ่งหมายและขอบเขต และทำการวางแบบ Table และความสัมพันธ์แล้ว จะมาถึงขั้นตอน การสร้างอ๊อบเจคต่างๆ ที่ใช้ในโปรแกรม

ขั้นที่ 1 สร้าง Table และป้อนข้อมูลตัวอย่างจำนวนหนึ่งในแต่ละ Table จะเป็นการช่วยให้มองเห็นผลลัพธ์ เมื่อมีการสร้างฟอร์มและรายงาน

ขั้นที่ 2 สร้างคิวรี่ของฟอร์ม เมื่อเริ่มสร้างครั้งแรก ควรเลือกฟอร์มที่ครอบคลุมการเก็บข้อมูลที่มากที่สุดของ โปรแกรม โดยการกำหนดข้อมูลที่ใช้ในฟอร์ม แล้วสร้างคิวรี่ขึ้นมา ในการสร้างคิวรี่นี้จะเป็นการทดสอบโครงสร้างของข้อมูล เพราะทำให้เห็นความสามารถในการจัดการข้อมูลของ Table

ขั้นที่ 3 สร้างฟอร์มที่ใช้คิวรี่ที่สร้างขึ้นเป็นแหล่งข้อมูล ในการสร้างฟอร์มควรใช้ Form Wizard

ขั้นที่ 4 เพิ่มส่วนต่างๆ เพื่อสนับสนุนการทำงานของฟอร์ม เช่น การสร้างมาโคร Event Procedure ปุ่มคำสั่ง

ขั้นที่ 5 ทดสอบฟอร์ม เพื่อทำให้ทราบว่า ฟอร์มที่สร้างขึ้นสามารถแสดงผลตามที่ต้องการหรือไม่

ขั้นที่ 6 สร้างฟอร์ม และรายงานอื่นๆ หลังจากสร้างฟอร์มแรกเสร็จแล้ว รวมถึงส่วนประกอบต่างๆจนกระทั่งได้ฟอร์มที่ทำงานได้ตามความต้องการ แล้วให้สร้างอ๊อบเจคชุดอื่นๆ ต่อไป

การควบคุมการเริ่มโปรแกรม

เป็นการทำให้โปรแกรมทำงานได้โดยสะดวก ตั้งแต่ควบคุมการเปิดโปรแกรม การกำหนดคำสั่งบนแถบเมนู การเจาะจงแถบเครื่องมือ การกำหนดการเริ่มโปรแกรมให้ใช้คำสั่ง Startup ที่เมนู Tools

คำสั่ง Startup ใช้กำหนดขั้นตอนการเปิดฟอร์ม กำหนดแถบเครื่องมือ คำสั่งของแถบเมนู การซ่อนฐานข้อมูล

การวางระบบโปรแกรมโดยการแยกระหว่างไฟล์ของโปรแกรมกับไฟล์ฐานข้อมูล

การจัดวางระบบโปรแกรม ควรแยกระหว่างฐานข้อมูลและโปรแกรม ทำให้มีความสะดวกในการปรับปรุง โปรแกรม และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดวางระบบในกรณีใช้งานแบบผู้ใช้หลายคน (Multiusers) โดยการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ในการเก็บ Table และไฟล์ฐานข้อมูลอื่น (ไฟล์โปรแกรม) ใช้เก็บคิวรี่ ฟอร์ม รายงาน มาโคร เพจ และโมดูล และใช้การเชื่อม Table (Link Table) กับไฟล์ฐานข้อมูลที่เก็บ Table

ฐานข้อมูลที่เป็นแบบ Link Table สังเกตได้จากสัญลักษณ์ลูกศรหน้า Table

การแยกระหว่างโปรแกรมกับฐานข้อมูลสามารถทำได้ 2 ลักษณะ คือ

วางแผนการแยกระหว่างโปรแกรมกับฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น โดยจะต้องคำนึงการเชื่อม Table (Linked Table) เพราะ Access เก็บข้อมูลของพาร์ทไว้ ถ้านำไปใช้งานจริงแล้วมีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งของฐานข้อมูล ซึ่งต่างจากเดิมให้ใช้คำสั่ง Linked Manager ภายในคำสั่ง Database Utilities ที่เมนู Tools
พัฒนาโปรแกรมเสร็จแล้วจึงนำมาแยก ให้ใช้คำสั่ง Database Splitter ภายในคำสั่ง Database Utilities ที่เมนู Tools (เครื่องมือ)

ในการวางระบบโปรแกรม ควรพิจารณาการใช้ฟอร์มหลักที่เป็นฟอร์มแรกเมื่อเปิดโปรแกรม ฟอร์มหลักควร ครอบคลุมขั้นตอนการทำงานทั้งหมด รวมถึงการเจาะจงเมนูคำสั่ง และแถบเครื่องมือให้สอดคล้องกับการใช้งาน

นอกจากนี้ควรใช้ชื่อฟิลด์เป็นภาษาอังกฤษ เพื่อความสะดวกในการพัฒนาด้วย VBA